Formalités administratives - Documents à conserver

Formalités administratives

 

Carte nationale d'identité

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Certificat de vie commune

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Déclaration de décès

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Demande d'acte d'état civil

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Dossier de mariage

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Étrangers - Attestations d'accueil

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Inscriptions sur liste électorale

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Passeports biométriques

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Recensement militaire

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Médaille d'honneur du travail

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Médaille de la famille française

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Transports

Suivre le lien : http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/N367.xhtml

Urbanisme

Les formulaires ont été modifiés. Les imprimés 2 CERFA sont désormais disponibles.

Suivre le lien :http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/N319.xhtml

• Pour avoir plus de renseignements sur toutes les démarches du service public : http://service-public.fr/

 

 Documents à conserver

 

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Quittances et primes

2 ans

Quittances, avis d'échéance, preuves du règlement, courriers de résiliation, accusé de réception

Contrat d'assurance habitation et automobile

Durée du contrat + 2 ans

Contrat conservé tant qu'il n'est pas résilié puis 2 ans après sa résiliation.

Factures d'achat et de réparation conservées pendant toute la durée du contrat

Dossier "dommages corporels"

10 ans

Factures, expertises et certificats médicaux conservés 10 ans après la fin de l'indemnisation, voire plus longtemps si des séquelles sont prévisibles.

Assurance sur la vie et assurance décès

Durée du contrat + 10 ans

Possibilité pour le bénéficiaire de faire valoir ses droits pendant 10 ans à partir de la date à laquelle il a eu connaissance du contrat.

 

Voiture

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Contraventions

3 ans

À compter de la condamnation

Factures (achat, réparation...)

 

-

Durée de conservation du véhicule

 

 

Banque

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Chèques à encaisser

1 an et 8 jours

Passé ce délai, la banque n'a pas à les payer

Prêts à la consommation

2 ans

À compter de la dernière échéance du crédit

Prêt immobilier

2 ans

À compter de la dernière échéance de l'emprunt

Relevés de compte, virement, prélèvement, remises de chèque ou d'espèce, talons de chèque

5 ans*

Délai de l'action civile

 *Attention : s'ils contiennent des informations sur des créances dont la prescription est plus longue, les talons de chèque et relevés de compte doivent être conservés plus longtemps.

Famille

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Actes d'état civil (copies intégrales et extraits)

Indéfinie

Valables en principe sans limitation de date.  Toutefois, certaines procédures exigent un acte d'état civil récent.

Remboursement des cotisations d'allocations familiales

3 ans

Délai de 3 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration).

Jugement de divorce, jugement d'adoption

Indéfinie

En cas de perte, une copie sera fournie par le tribunal.

Acte de reconnaissance d'un enfant

Indéfinie

La mairie peut en délivrer une copie.

Mariage (contrat, documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation

Indéfinie

En cas de perte du contrat de mariage, s'adresser au notaire qui l'a établi,

Livret de famille

Indéfinie

En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie.

Testament , succession

Indéfinie

-

 

Logement

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Factures d'électricité et de gaz

2 ans

-

Factures d'eau

4 ou 2 ans

Pour un fournisseur public : 4 ans

Pour un fournisseur privé : 2 ans

Factures de téléphone

1 an

-

Factures liées aux travaux

10 ou 30 ans

Dépend de la nature des travaux

Certificats de ramonage

1 an

-

Attestations d'entretien annuel des chaudières dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kilowatts

2 ans

-

Titre de propriété

Indéfinie

Jusqu'à la revente

Charges de copropriété et correspondances avec le syndic

10 ans

-

Procès-verbaux des assemblées de copropriété

10 ans

Délai de contestation des décisions prises par les assemblées

Contrat de location

Durée de la location + 5 années

État des lieux et quittance de versement du dépôt de garantie à conserver jusqu'au remboursement.

Inventaire du mobilier pour les locations meublées

Indéfinie

Pendant toute la durée de la location.

Quittances de loyer

5 ans

-

 

 Impôts et taxes

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Déclarations de revenus et avis d'imposition sur le revenu

3 ans

À compter de l'année qui suit l'année d'imposition.

(exemple : déclaration 2009 à conserver jusqu'à la fin 2012).

Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation)

1 an

À conserver jusqu'à la réception de l'avis suivant car ce document peut servir pour différentes démarches.

 

Travail

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail, attestations de Pôle emploi

Indéfinie

Jusqu'à la liquidation de la retraite

Pièces utiles pour réclamer le paiement (salaire, indemnité de licenciement)

5 ans

-

Allocations chômage

2 ou 3 ans

Délai de 2 ans pour réclamer le paiement des allocations chômage

Délai de 3 ans pour réclamer les sommes indûment versées

Titres de paiement de la pension de retraite

Indéfinie

Ils peuvent être demandés pour le calcul des droits à la pension de réversion, s'il y a lieu.

 

Santé

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Remboursements d'assurance maladie et maternité

2 ans

Les caisses disposent d'un délai de 2 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration).

Mutuelle (carte, remboursement, ...)

Variable

Au minimum suivant les délais prévus dans le contrat pour adresser une demande de remboursement.

Ordonnances

1 an

La délivrance de la plupart des médicaments peut se faire dans l'année qui suit leur prescription. Pour les lunettes correctrices, la validité des ordonnances est de 3 ans pour les plus de 16 ans.

Versement d'indemnités journalières

Variable

Au minimum jusqu'à la liquidation des droits à retraite dans l'hypothèse où la validation de ces périodes n'aurait pas été faite.

Accident du travail : remboursements, indemnités journalières, certificats et examens médicaux

Indéfinie

Documents utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé

Capital décès

2 ans

À compter du jour du décès.

Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé

Indéfinie

Carnet de santé à conserver au moins pendant la minorité de l'enfant.

Certificats, examens médicaux, radiographies

Indéfinie

Documents utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé

 

Papiers d'une personne décédée

Les délais de conservation des papiers du défunt sont identiques. En effet, certains de ces documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants-droits lors de la succession.

Références

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